Contentmigratie: in zes stappen naar een nieuw CMS

Door Pauline Wardenier – Lead Content Studio

Je website is verouderd en je bent toe aan een nieuw platform dat beter voorbereid is op de toekomst. Na heel wat vergelijken heb je een nieuw content management systeem (CMS) gevonden wat voldoet aan je wensen. Nu alleen nog alle content overzetten en je website opnieuw opbouwen. Maar wacht, hoe doe je dat eigenlijk, een contentmigratie? Het migreren van content betekent dat de inhoud van een website van het ene content management systeem overgebracht wordt naar een nieuwe locatie. Denk aan content zoals webteksten, data, productinformatie, afbeeldingen, video’s, formulieren, online tools, blogs, whitepapers en nog veel meer. Dit is geen eenvoudige klus. Zo moet je overzicht houden over grote hoeveelheden informatie, verschillen overbruggen tussen het oude en het nieuwe systeem en komen er veel technische aspecten bij kijken. Een goed plan van aanpak is daarom een must. In dit artikel deel ik zes stappen waarmee je een overzichtelijk en gestructureerd plan maakt om de content van je oude website naar een nieuw CMS-systeem te migreren.

 

STAP 1.

Content analyse huidige website
Voordat het overzetten van de content begint, is het belangrijk om de huidige website goed in kaart te brengen. Een contentmigratie begint daarom altijd met een analyse van de huidige website. Welke URL’s bevat de website momenteel? Verzamel deze en zet ze in een Excel document. De ‘scope’ van de migratie wordt hiermee meteen duidelijk. Dit document is ook handig als centraal migratiedocument van waaruit je het overzicht kunt behouden.

Tip: Heb je alles in kaart? Stel dan een ‘content freeze’ in tot het moment van livegang van de nieuwe website: pas de oude website niet meer aan. Hiermee voorkom je dat er op twee plekken weer verschillende content ontstaat (namelijk de oude en nieuwe omgeving) en zorg je dat je het overzicht dat je net gecreëerd hebt, niet direct weer kwijt raakt.

Stap 2.

Scope nieuwe website
Heb je de omvang en inhoud van de oude website volledig op de radar? Dan is de basis gelegd om de scope van de nieuwe website te bepalen. De eerste stap hiertoe is een opschoningsactie. Welke pagina’s behoud je en welke gooi je weg? Het gebruik van data uit analytics is handig bij het maken van deze keuzes. Alles opgeschoond? Bepaal dan welke pagina’s er missen en dus nog gemaakt moeten worden. Neem deze pagina’s ook op in je overzicht. Vervolgens is het belangrijk om stil te staan bij hoe je de pagina’s gaat presenteren. Begin bij het uiterlijk: heeft elke pagina een design? Voor welke pagina’s ga je templates gebruiken? Maar kijk ook naar hoe je je bezoekers gaat meenemen door de site. Een heldere site- en URL-structuur is belangrijk voor de gebruiksvriendelijkheid maar ook voor de Google-ranking (SEO) van een website. Een migratie is hėt moment om dit te optimaliseren.

Tip: Bewaar de oude URL’s wel in het centrale migratie-document om ze later te redirecten naar je nieuwe website. 

Stap 3.

Content inventarisatie
Nu de scope en omvang van de nieuwe website bepaald is, ga je definiëren wat de benodigde inhoud per pagina is. Vervolgens inventariseer je of de benodigde content al aanwezig is of gecreëerd moet worden. Het is in dit stadium verstandig om eerst de technische benodigdheden te inventariseren en ze naast de mogelijkheden van het nieuwe CMS-systeem te leggen: zijn alle stacks (componenten) aanwezig om de pagina’s te kunnen bouwen volgens het design of moeten er extra stacks ontwikkeld worden? Kijk daarna pas naar de content die je in de stacks gaat plaatsen, zoals teksten, afbeeldingen, video’s etc. Maar denk ook aan het redigeren van teksten, SEO-informatie en het opstellen van een tagging-plan. Is alles al aanwezig? En zo niet, wat moet er gecreëerd worden? Noteer alle gaten en zet ze op de lijst voor content creatie.

Tip: bouw per pagina soort een template om dit te testen. Bijvoorbeeld voor een categoriepagina en een detailpagina.

Stap 4.

Plannen
Ook de workload is nu duidelijk. Je weet precies wat je aan content moet migreren of creëren. Wat rest is het maken van een planning waarin staat wie wat doet en wanneer. Het is slim om in de planning altijd rekening te houden met enige uitloop, want hoe goed je een migratie ook uitdenkt, je loopt door de vele afhankelijkheden en technische uitdagingen altijd tegen onverwachte zaken aan.

Stap 5.

Uitvoeren van de migratie
Eindelijk, het plan van aanpak is klaar! Alle taken zijn benoemd en verdeeld, nieuwe content is gecreëerd, het echte migreren kan beginnen. Maak alle nieuwe pagina’s aan, zet de benodigde componenten op de pagina’s en vul deze met de juiste content. Vergeet tijdens het uitvoeren van de migratie niet om ook alle meta-, SEO- en tracking-informatie te implementeren. Voor geschrapte of aangepaste URL’s kun je redirects instellen. Zorg dat je dit op de juiste manier doet, zodat de SEO-waarde niet verloren gaat. Wanneer alle content is overgezet, is het tijd voor een check. Werken alle links, knoppen en (externe) tools? Doen de formulieren het zoals verwacht? Klopt de weergave op alle devices? Zorg dat stakeholders, partners en externe partijen op tijd op de hoogte zijn van alle veranderingen en het moment van livegang.

Tip: Volg tijdens het vullen en opslaan van informatie in je nieuwe CMS-systeem, zoveel mogelijk de structuur en terminologie van je fysieke website. Zo blijft de backend overzichtelijk.

Stap 6.

Livegang
Het grote moment is daar! De knop kan worden omgezet: het verkeer van de oude website moet naar de nieuwe omgeving worden gestuurd. Werk hiervoor samen met de partij waar je domein geregistreerd staat. Wanneer je de locatie van je nieuwe CMS-systeem doorgeeft kunnen zij de livegang starten. Voltooiing van dit proces duurt meestal 5 minuten tot een dag, het kan daarom een goed idee zijn om tijdelijk een ‘maintenance’-pagina in te zetten. In de tussentijd kun je je redirects activeren of dit door je development partij laten doen. Is de livegang afgerond? Dan begint het testen weer opnieuw. Check of alles werkt en herstel kleine foutjes. Houd ook je analytics in de gaten: wordt alles goed gemeten, doen de redirects het, zie je geen 404’s? Alles in orde? Gefeliciteerd, je content is gemigreerd!

Tip: Kies voor livegang een rustig moment zodat de impact van eventuele problemen beperkt blijft, mocht er onverhoopt toch iets mis gaan.

Je leest het, het migreren naar een nieuw CMS-systeem is een groot project waarbij meer komt kijken dan alleen knippen en plakken. Het is complex vanwege de grote hoeveelheid informatie, keuzes en afhankelijkheden die erbij komen kijken. Maar met een goed plan van aanpak heb je niks te vrezen en ben je goed voorbereid. Migreren kun je leren! Wil je jouw contentmigratie uitbesteden, dan kan ShopWorks dit voor je doen. Neem vrijblijvend contact op met Pauline of de Content Studio. Meer informatie over de Content Studio vind je hier.

Contact opnemen Terug naar Blog